✍ このブログについて
就活浪人のキャリア論 ─ 運営者「就浪ゆう」
就活浪人を経てベネッセ・リクルートから内定。
300名超の就活相談から得た「自分を正確に伝える力」を発信しています。
■ 企業からの電話・メールへの対応で不安な就活生
■ 折り返し電話の仕方・何と言えばいいか分からない人
■ メール返信のマナーが合っているか確認したい人
「企業からの電話に出られなかった」「メールの返し方が分からない」という不安を持つ就活生は多いです。しかし実際には、電話もメールも内容で迷惑をかけることはほとんどありません。大事なことはたったひとつ、「できるだけ早く返す」ことだけです。
就活生が電話・メール対応で評価を下げる場面のほぼ全ては「返信・折り返しが遅い」という一点に集約されます。逆に言えば、早く返しさえすれば大きな問題は起きません。
電話もメールも、内容で迷惑をかけることはないので気負わなくて大丈夫です。メールを受け取ったらできる限り早く返信する、電話が受け取れなければ用事が終わり次第折り返しの電話をかける。これだけを徹底しましょう。
就活の電話・メール対応で唯一大事なこと
💡 電話・メール対応の鉄則
メールが来たら → できる限り早く返信する
受け取った当日中、できれば数時間以内に返信することを心がけましょう。日程調整メールは「候補日が合わない」場合でも、その日のうちに「確認しました・別日程の相談をしてもよいですか」と返すだけで十分です。
電話に出られなかったら → 用事が終わり次第すぐ折り返す
授業中・移動中などで出られなくても、終わり次第すぐに折り返しましょう。「今日中に折り返す」を徹底するだけで問題ありません。
⚠️ これだけはやってはいけない
・メールを数日間放置する：採用担当者は1日に多くの連絡を処理しています。数日の放置は「就活への熱意がない」と判断されるリスクがあります
・電話の折り返しを翌日以降にする：当日中の折り返しが原則。どうしても難しい場合は「本日中に折り返せない旨」をメールで一報入れましょう
・着信に全く気づかず放置する：就活中は着信音をオンにして持ち歩く習慣をつけましょう
折り返し電話の仕方
電話が苦手な就活生のために、折り返し電話で話す内容をシンプルに整理します。
💡 折り返し電話のスクリプト（基本形）
担当者につながった場合：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先ほどお電話をいただきましたが、あいにく席を外しておりまして、折り返しご連絡いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか」
受付・別の人が出た場合：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか」
留守電の場合：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先ほどお電話いただきましたので折り返しご連絡しました。改めてご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします」
💡 折り返し電話の前に準備すること
✔ 静かな場所に移動する（電車内・カフェ等の騒がしい場所はNG）
✔ 手帳・メモを用意する（日程調整の場合に候補日を書き取れるように）
✔ 相手の会社名・担当者名を確認しておく（着信履歴や留守電から確認）
シーン別メール返信の例文
①面接日程の調整メールへの返信
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度はご連絡いただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程について確認いたしました。
以下の日程で参加可能です。
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
ご都合の良い日程をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部 △△
電話：090-XXXX-XXXX
メール：XXXXX@XXXX.jp
②選考結果（内定・合格）の連絡へのお礼メール
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度はご連絡いただきありがとうございます。
次回選考にお進みいただけるとのこと、大変光栄に思います。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部 △△
電話：090-XXXX-XXXX
メール：XXXXX@XXXX.jp
③面接日程の変更をお願いするメール
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
〇月〇日（〇）〇時より面接のお時間をいただいておりますが、
誠に恐れ入りますが、都合により日程の変更をお願いできますでしょうか。
ご都合のよい日程をご提示いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部 △△
電話：090-XXXX-XXXX
メール：XXXXX@XXXX.jp
メール返信の基本マナー
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 返信の場合は「Re:」をつけたまま返信すれば問題なし。新規メールの場合は「用件（〇〇大学 氏名）」の形式 |
| 宛名 | 「〇〇株式会社 採用担当 □□様」の形式。担当者名が分からない場合は「採用担当者様」でOK |
| 署名 | 大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレスを毎回記載する |
| 返信時間帯 | 深夜（22時以降）の返信は避ける。翌朝8〜9時以降に送信するか、予約送信を活用する |
| 送信前確認 | 宛先・氏名の誤字・添付ファイルの確認。特に宛先の「様」の打ち忘れは多いので注意 |
メールの署名の書き方と自動設定
上の表のとおり、就活メールには毎回署名を入れます。毎回手で打つと抜けや誤字が出やすいので、一度テンプレートを作って、メールソフトに自動で入るよう設定しておきましょう。
💡 署名のテンプレート
――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
就活 太郎（しゅうかつ たろう）
電話：090-XXXX-XXXX
メール：XXXXX@XXXX.jp
――――――――――――――――
💡 Gmailで署名を自動で入れる手順
① 右上の歯車マーク →「すべての設定を表示」
②「全般」タブの「署名」で「新規作成」を押し、テンプレートを貼り付ける
③「署名のデフォルト」で、新規メールと返信の両方にその署名を選ぶ
④ ページ下の「変更を保存」を押す
※画面の表記は変わることがあります。設定したら、自分宛てにテストメールを送って確認しましょう
「御社」と「貴社」の使い分け
メールやESでよく迷うのが「御社」と「貴社」です。意味はどちらも「あなたの会社」で、違うのは使う場面だけです。
💡 使い分けの基本
御社（おんしゃ）：話し言葉。面接や電話で使う
貴社（きしゃ）：書き言葉。ES・メール・履歴書で使う
「御社様」「貴社様」は敬語を重ねた言い方なので、「御社」「貴社」だけで十分です
業種によっては呼び方が変わります。受ける予定がある人は確認しておきましょう。
| 受ける先 | 話すとき（面接・電話） | 書くとき（ES・メール） |
|---|---|---|
| 一般企業 | 御社（おんしゃ） | 貴社（きしゃ） |
| 銀行 | 御行（おんこう） | 貴行（きこう） |
| 学校 | 御校（おんこう） | 貴校（きこう） |
| 病院 | 御院（おんいん） | 貴院（きいん） |
| 法人（社団・財団など） | 御法人 | 貴法人 |
| 官公庁 | 御省・御庁 | 貴省・貴庁 |
なお、説明会で社員が使う「弊社」「当社」は、会社側が自分の会社を指す言葉です。就活生が使うことはありません。
面接で言い間違えても、それだけで大きく評価が下がることはほとんどありません。面接の言葉遣いを気にしすぎなくていい理由は、こちらで解説しています。
就活用メールアドレスは別に作るべきか
💡 就活専用メールアドレスを作ることを強く推奨する理由
理由①：プライベートのメールと混在して見逃すリスクがある
普段使いのGmailにSNS通知・友人のメール・ショッピングの領収書が混ざっていると、企業からのメールを見落とす可能性があります。返信の遅れは最大のNGです
理由②：プライベートのアドレスが就活に不向きな場合がある
「kawaii_haru_1234@〜」「ryuken_strong@〜」のような非公式なアドレスは、採用担当者に違和感を与えることがあります
推奨の形式：「名前+生年月日」「名前+大学名の略称」など分かりやすいアドレス（例：tanaka.shukatsu2026@gmail.com）
マイナビ・リクナビに登録するアドレスも就活専用にする：就活ナビからは大量のメールが届きます。専用アドレスにすることで管理が格段に楽になります
折り返し電話がつながらなかった場合の対処法
折り返したのに企業側に繋がらない・担当者が不在という場合のシンプルな対処法を整理します。
💡 折り返してもつながらなかった場合の手順
①まず留守電にメッセージを残す（電話が留守電につながった場合）
「〇〇大学の△△と申します。先ほどお電話いただきまして折り返しご連絡いたしました。改めてご連絡いただけますと幸いです」と短く残す
②メールで「折り返した旨」を一報する
「先ほどお電話をいただきましたが折り返しのご連絡がつながらなかったため、こちらにてご連絡いたします。改めてご連絡いただくか、こちらから再度お電話することも可能です」とメールする
③翌営業日に再度電話する
留守電・メールを送った翌営業日の午前中に再度電話してみましょう。これ以上かけ直す必要はありません
💡 何回かけ直せばいいか
折り返して繋がらなかった場合、同日中に2〜3回かけ直す程度で十分です。それ以上繰り返しかけると「しつこい」という印象を与えることもあります。留守電・メールを残しておけば、企業側から連絡が来ます。
返信が遅れてしまった場合のお詫びの書き方
急用・体調不良などでメール返信が翌日以降になってしまった場合は、冒頭にひと言お詫びを添えましょう。
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
ご連絡いただきありがとうございます。
お返事が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
ご提示いただいた日程について確認いたしました。
（以下、通常の返信内容を続ける）
💡 返信が遅れた場合のポイント
遅れた理由を長々と書く必要はありません。「お返事が遅くなってしまい、大変申し訳ございません」のひと言を冒頭に添えるだけで十分です。遅れた言い訳より、迅速に本題に入ることが相手への配慮になります。
よくある質問
Q. 企業からの電話に出られなかった。折り返しの電話ではなく、メールで返してもいい？
原則は、その日のうちに電話で折り返すことです。授業やアルバイトですぐにかけられない事情がある場合や、折り返してもつながらなかった場合は、メールで「お電話をいただいた件」と一報を入れましょう。メールだけで済ませるのは、電話がつながらなかったときの手段と考えてください。
Q. 企業からのメールに、電話で返事をしてもいい？
メールで届いた連絡には、メールで返すのが基本です。メールなら内容が記録に残り、採用担当者も自分の都合のよいタイミングで確認できます。電話で返すのは、メールに「お電話でご連絡ください」と書かれている場合や、当日の面接に遅れるなど急ぎの場合に限りましょう。
Q. 「折り返しいただけますと幸いです」は失礼な表現？
丁寧な表現なので、失礼にはあたりません。ただし就活では、電話に出られなかった側（就活生）が自分から折り返すのが原則です。この表現を使うのは、折り返したのに担当者につながらず、留守電やメールで「改めてご連絡いただけますと幸いです」と伝える場面に限るのが無難です。
Q. 折り返しの電話は、何時までならかけてもいい？
企業の営業時間内にかけましょう。目安は平日の9時〜18時ごろです。気づいたのが夜になってしまった場合は、その日はメールで「本日中に折り返せなかった旨」を一報し、翌営業日の午前中に電話をかけ直せば問題ありません。
まとめ：就活の電話・メール対応マナー
最後に重要なポイントをおさらいします！
💡 重要なポイントのおさらい
✔ 電話・メールの内容で迷惑をかけることはほとんどない。気負わなくていい
✔ 唯一大事なのは「できる限り早く返す・折り返す」こと
✔ メールは受け取った当日中・電話は用事が終わり次第すぐ折り返す
✔ 折り返し電話は静かな場所・メモを用意してからかける
✔ メール返信の基本は「宛名・本文・署名」の3点を毎回確認する
✔ 深夜の返信は避ける。翌朝8〜9時以降か予約送信を活用する
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